Klaus Schulz ist Manager Product
Marketing EMEA bei PFU Imaging
Solutions Europe Ltd., Foto:
PFU Imaging Solutions Europe Ltd.
Unternehmen jeder Größe – von KMUs bis zum DAX-Konzern – können zur Verringerung der weltweiten Umweltprobleme beitragen, indem sie umweltbewusste Geschäftsentscheidungen treffen. Das ist zudem einträglich: Denn allein schon die Reduktion von Papier in Kerngeschäftsprozessen kann zu erheblichen Einsparungen führen und zugleich einen großen Beitrag für unsere Umwelt leisten.
Die bewusste Geschäftsentscheidung, unsere Abhängigkeit von Papier zu reduzieren, führt zu weniger Abholzung, einem niedrigeren Verbrauch natürlicher Rohstoffe wie Wasser und Energie sowie weniger Schadstoffen. Um den Papierverbrauch zu reduzieren gibt es einfache und effektive Wege: Digital erzeugte Informationen nicht ausdrucken und papierbasierte Informationen digitalisieren. So wird lediglich ein einziges Exemplar aufbewahrt, verwaltet und versandt. Die Vorteile: Deutliche Einsparungen in den Kerngeschäftsprozessen, gestraffte Unternehmensabläufe, verbesserte Einhaltung von Vorschriften, gesteigerte Produktivität und der Schutz unserer Umwelt.
Die Herausforderung
Papier ist seit jeher ein zentraler Bestandteil unseres Lebens – beruflich wie privat. Unternehmen benötigen Papier zu Dokumentationszwecken, für ihre rechtliche Offenlegungspflicht, als Nachweis ihrer Geschäftsaktivitäten und zur Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien. Viele unternehmenskritische Geschäftsprozesse werden durch Papier eingeleitet oder sind immer noch darauf angewiesen. Trotz der Vorhersagen des papierlosen Büros werden viele Unternehmen immer noch von Papierbergen begraben.
Einige erstaunliche Fakten zum Papierverbrauch:
• Ein Büroangestellter verbraucht durchschnittlich bis zu 10.000 Blatt Papier pro Jahr. (Xerox)
• 45% der Dokumente werden innerhalb von 24 Stunden nach ihrer Entstehung wieder weggeworfen. (Xerox)
• Die USA und Westeuropa haben den höchsten Pro-Kopf-Papierverbrauch. (Environmental Paper Network)
• Der Papierverbrauch steigt am schnellsten in China an. In allen anderen Ländern geht der Verbrauch leicht zurück. (2011 State of the Paper Industry)
• 62% der Unternehmen geben an, dass ihr Papierverbrauch entweder gleich bleibt oder ansteigt. (AIIM Document Scanning & Capture 2011)
Die Betrachtung der wirtschaftlichen Auswirkungen papierbasierter Geschäftsprozesse liefert weitere Argumente dafür, weniger Papier zu verbrauchen:
• Von einem Dokument existieren durchschnittlich 19 Exemplare, inklusive Fotokopien und Ausdrucken. (AIIM / Coopers & Lybrand)
• Das Befüllen eines Aktenschranks mit vier Schubladen kostet 20.000€ und weitere 1.600€ pro Jahr für dessen Verwaltung. (futurelawoffice.com)
• Die Kosten für die Ablage eines Dokuments liegen bei 16€. (AIIM)
• Die Kosten für die Suche nach einem falsch abgelegten Dokument betragen 98€. (AIIM)
• Die Kosten für die Wiederherstellung eines verloren gegangenen Dokuments belaufen sich auf 204€. (Inc. Magazine)
• In Unternehmen werden bis zu 20% der Unterlagen falsch abgelegt. (ARMA International)
Wenn man nun noch die Kosten für das Kopieren, Drucken, Faxen, Transportieren, Aufbewahren und Entsorgen von Papier berücksichtigt, ergibt sich ein sehr überzeugendes wirtschaftliches Argument, um den Papierverbrauch nachhaltig zu senken.
Die Lösung
Für die meisten Unternehmen ist es unvorstellbar, komplett auf Papier zu verzichten. Allerdings können Unternehmen mit zwei Maßnahmen Papier sparen. Einerseits sollte man digital erzeugte Informationen wie Internet-Inhalte, E-Mails oder elektronische Dokumente möglichst nicht ausdrucken. Laut Cap Venture sind „80% aller Informationen immer noch in Papierform vorhanden, obwohl bereits 80% der Dokumente, mit denen wir arbeiten, irgendwo auf einem Computer liegen.“
Andererseits kann der Papierverbrauch durch elektronische Prozesse reduziert werden. Durch Document Imaging als zentraler Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM) lässt sich Papier in digitale Dokumente umwandeln. So wird nur ein einziges Exemplar gespeichert, verwaltet und verteilt, ohne kopiert und versandt zu werden. Document Imaging kombiniert Hardware und Software, um Papier in geschäftstaugliche Inhalte zu verwandeln.
Die Vorteile
Kombiniert man die ökonomischen und ökologischen Vorteile der Papiereinsparung, profitieren Natur und Unternehmen. Die Unternehmen können dadurch ihre Kosten senken, die Produktivität steigern, Geschäftsprozesse optimieren und die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Gleichzeitig verbessern sich der Zugang zu Inhalten und die Sicherheit, die Lagerflächen für Dokumente innerhalb und außerhalb des Unternehmens werden kleiner und der Zeitaufwand sowie die Kosten für Kurierdienste sinken. Außerdem können Unternehmen aktuelle und künftige Umweltrichtlinien leichter einhalten, die Motivation und Moral der Mitarbeiter befördern und die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Interessengruppen stärken.
Durch Document Imaging-Prozesse leisten Unternehmen einen Beitrag zum Schutz von Bäumen und anderen natürliche Rohstoffen, zur Müllvermeidung, Senkung von Wasser- und Luftverschmutzung sowie zur Verbesserung ihrer CO2-Bilanz und Nachhaltigkeit. Und das Beste: Die Implementierung von Document Imaging kann kurz- und langfristig Einsparungen erzielen. Laut AIIM-Analysten kann ein Zehn-Personen-Unternehmen auf diese Weise nach nur vier Monaten bereits die Investitionskosten überkompensieren. Zusätzlich bringen der Betrieb eines Scanners und leicht modifizierte Prozesse in 12 Monaten weitere Einsparungen von 940 €.
http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/DE/
Wussten Sie schon…
• dass aus einem Baum 12.500 Blatt Papier erzeugt werden. Senkt man den Papierverbrauch um diese Summe, rettet das einen Baum. (AIIM / Techsoup)
• dass man 768 Millionen Bäume benötigt, um den weltweiten jährlichen Papierbedarf zu decken. (conservatree.com)
• dass ein typisches Büro im Jahr 160 kg Papiermüll pro Mitarbeiter verursacht. (Natural Defense Council)
• dass die Kopie von einem Blatt Papier durchschnittlich 0,02€ kostet. (AIIM)
• dass ein Personal Scanner im Unternehmen jährlich zwischen 12.500 und 62.500 Seiten scannen kann (50-250 Seiten pro Tag bei ca. 250 Arbeitstagen) – also Papier, das nicht fotokopiert, sondern digitalisiert wird.
• dass ein Scanner jährlich bis zu 1.250€ an reinen Kopierkosten (ohne Verwaltungs- und Ablagekosten, die hinzukommen würden) sparen und damit 5 Bäume retten kann, wenn jedes existierende Dokument nur ein Mal kopiert würde und diese Kopie 0.02€ pro Blatt kostet.
Autor: Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions Europe Ltd.